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对8号令与河南省档案保管期限两分法的思考
作者刘东斌  来源档案管理2010年第四期  更新时间2011/12/14

1引言

对于档案保管期限的划分一直以来我省执行的是1985年由省档案局?#21697;?#30340;河南省文书档案保管期限表以?#24405;?#31216;河南两分法?#20445;?实行的是 河南两分法而国家档案局1983年颁发1987年修订的文书档案保管期限表以?#24405;?#31216;87表?#20445;?#21017;实行的是三分法河南两分法有别于我国三分法与两分法之争中的两分法?#20445;?#23558;在下?#21335;?#36848;据了解在全国可能是?#26469;?#19968;家河南两分法与国家档案局的文书档案保管期限表在原则上是一致的并没有相悖之处有的只是河南地方的特点和优点[1]然而河南两分法虽然实行了20多年了却少有人对其特点和优点做进一步研究?#25945;郑?#23588;其是随着时间的推移和档案信息化建设河南两分法是否还具有原来的特点和优?#24726;?#20063;没有人研究?#25945;?#38543;着国家档案局第8号令机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定以?#24405;?#31216;8号令?#20445;?#22312;我省贯彻实施新的问题又出现了不仅有实行三分法的新课题还有河南两分法与三分法?#21335;?#25509;以及河南两分法是否保留等问题对此?#25910;?#19981;揣陋识谈些看法

28号令与河南两分法

对于档案保管期限的划分我国有三分法和两分法之争所谓三分法?#26412;?#26159;将档案保管期限分为永久长期短期8号令虽然分为永久和定期两?#37073;?#20294;又将定期分为30年和10年?#23548;?#36824;是三分法两分法是将档案保管期限分为永久定期或分为进馆和?#23433;?#36827;馆两部分这里不管是三分法和两分法都是针对所有档案来?#26723;ģ?#20063;就是说不管是本单位形成的还是外单位的来文?#21152;?#27704;久长期短期或永久定期的而河南两分法与上述的两分法含义完全不同河南两分法的划分是在国家三分法的基础上再按照本单位形成的和外单位的来文来分8号令是同一全宗内每一级的档案文件划分为三种保管期限而河南两分法是同一全宗内每一级的档案文件基本上划分为两种保管期限具体说本单位形成的重要的归永久一般的归短期对于上级来文针对或与本单位有关的归永久重要的归长期一般的归短期对?#24405;?#26469;文重要的归长期一般的归短期也就是说本单位的只有永久短期两?#37073;?#26469;文基本上是长期短期两种

38号令三分法的缺陷

虽然8号令要突出立档单位的主体地位尽量解决文件材?#29616;?#22797;归档和档案将来重复进馆的问题但是8号令并没有解决问题的关键不论是三分法还是两分法?#20445;?#20854;致命的弱点是不分本单位的文件和收文一律按永定3010年或永长短来分其缺陷主要有以?#24405;?#26041;面

3.1割裂了文件的有机联系不便于系统利用

按照机关档案工作业务建设规范的要求一个单位的档案全宗要按不同的保管期限分别排列存放分别编写目录三分法的三个档次的划分必然将一个单位密不可分的档案分散在三种不同的保管期限中既割裂了相关文件的有机联系也不便于系统利用不仅加重了档案室提供利用工作的负担同时也加重了档案馆提供利用工作的负担因为按照档案馆工作通则规定省辖市(州盟)和县级档案馆同时接收长期保存的档案而档案馆保管的永久档案和长期档案是在不同的库房中分别保管的对同一机关单位的档案利用很不便利

3.2无法解决归档文件的大量重复

8号令要尽量解决文件材?#29616;?#22797;归档和档案将来重复进馆的问题但8号令并没有解决这个问题从条款上说8号令在永久类中收到的文件材料与87表都一样都是2条只是文?#30452;?#36848;略有差异?#27492;?#19981;多但仅11.1上级机关?#21697;?#30340;属于本机关主管业务的文件材料这一条要顶本单位形成的文件材料好多条因为前者是总体划分的后者是细化的条款少并不代表文件材料少?#23548;市?#25104;的档案并不少据调查了解在市县级的许多机关单位形成的永久和长期的档案中上级的来文占到一半以上?#34892;?#29978;至占到三分之二以上而?#19968;?#26377;一个现象也应该引起重视就是上级的文件越是重要的保管的重复率越高但利用率越低比如8号令?#20445;?#20316;为省市档案局不仅要层层转发还要层层作为永久档案来保存但对它基本上不会去利用因为有<机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定>问题解答和其他单行本的存在现在更有网络版的查找很方便造成大量重复的原因就是大量的归档上级的文件这在国家中央机关可能不是问题但是越是基层越是问题也越?#29616;أ?#23588;其是市县级更?#29616;ء?#30001;于三分法将本单位形成的文件与收文混在一起所以它根本无法解决重复的问题

3.3案卷文件混装不便于鉴定销毁也不便于管理

    由于8号令将本单位形成的文件与收文混起来分保管期限那么在组卷分盒?#20445;?#27599;一卷盒中都会既有本单位形成的文件也有收文在国家中央机关中这种现象可能不会出?#37073;?#22240;为它们形成的和收文多可单独组卷分盒但在同一年度同一保管期限内还是本单位形成的和收文的卷盒混在一起而在市县级机关单位由于本单位形成的和收文少不管是按问题还是按机构分基本上都?#27809;?#21367;盒装它既不便于鉴定销毁也不便于管理并不像有学者?#26723;?#37027;样?#30784;?#19977;分法组卷有利于进馆后的档案鉴定销毁工作[2]特别是对馆藏的长期档案的鉴定本单位的和收文混在一起鉴定?#35759;却?#21363;使鉴定也会带来重新组卷编目倒架等难题我市就有这样的?#36947;?#25105;市某垂直单位其档案是?#30784;?#19977;分法组卷的其上级部门要接收它的永久和长期档案经鉴定其永久和长期档案中有许多是其上级部门的文件上级部门要求剔除这部分文件结果他们用了大量的人力物力和时间先拆卷把其中上级部门的文件剔除然后将剩下的文件重新组卷编目整理好后?#24179;?SPAN lang=EN-US>

3.4不适合作为档案馆挑选档案的依据

虽然8号令强调以本单位的为主但8号令不是按本单位的为主来划分的而是将本单位形成的文件与收文混在一起来划分它的保管期限的划分仅仅是站在某一个单个全宗的角度来规定的既没有考虑全宗之间的重复也没有考虑档案进馆后的馆藏档案优化更没有考虑各级档案馆的重复问题这就造成不仅有大量的收文重复进入永久档案中而长期档案中又有大量本单位的文件因此一方面不可避免的造成大量重复的档案涌进档案馆另一方面又使许多有价?#26723;?#26723;案被拒之在档案馆外使档案馆无法真正挑选应该进馆保存的档案8号令显然不适合作为档案馆挑选档案的依据

3.5不?#35270;?#26723;案信息管理现代化

对于档案馆馆藏档案的数?#21482;?#29616;在通行的做法是首先只对永久档案进行数?#21482;?#25353;照三分法分的档案其永久档案中既有本单位形成的档案也有大量的上级的档案如果只对本单位形成的档案进行数?#21482;?#21017;需要挑选出来进行数?#21482;?#20165;仅挑选的工作量就很大还有对这些挑选出来的档案进行数?#21482;?#21518;的整理问题与纸质档案对应的问题所以一般的是采用将永久档案全部数?#21482;?#20294;是这也有问题那就是大量上级的档案也就是重复的档案要重复数?#21482;?#24102;来不必要的重复劳动和浪?#36873;?#20877;一个长期档案中有大量的本单位形成的档案如果不对其进行数?#21482;?#26082;影响一个单位文件的有机联系也不便于利用如果对其进行数学化则存在与永久档案数?#21482;?#21516;样的问题

4河南两分法的优势

4.1区分本单位形成的文件与收文?#24179;?#26723;案重复之难

馆藏档案的重复一直是个难解题进馆档案的重复实质上都是由收文造成的河南两分法从各级档案馆着眼从档案室做起将本机关同上?#24405;?#26426;关形成的档案区分得一清二楚这就从划分保管期限的角度为建立层?#35859;?#26500;合理的档案馆网络体现以本机关或本级档案为主体和重点的思想提供了具体的途径和必要的前提[1]从而减少档案重复走出长期困惑的档案重复魔区河南两分法规定在永久档案中只有本级本机关和上级针对本机关的重要档案文件不包含上级机关?#21697;?#30340;属于本机关主管业务的重要的文件材料在长期档案中只有上级机关?#21697;?#30340;属于本机关主管业务的重要的档案文件以及?#24405;?#25253;送的重大问题的档案没有任何本机关的档案显而易见河南两分法中的永久与长期档案相加之和恰?#27809;?#26412;上等同于87表和8号令中的永久的量就永久档案来说虽然河南两分法中也有上级针对本机关的重要档案文件但这是必要的重复而且数量也不大河南两分法最大限度地减少了档案的重复可以说基本上解决了档案重复之难

4.2实现以我为主保障档案安全

以我为主的档案保管思想在河南两分法中得到了的充分体现从挑选档案看它将直接?#20174;?#26412;机关职能活动和工作面貌的主要档案全部归为永久在永久档案中绝大部分都是本机关形成的档案实现了以我为主从保管的角度看本机关形成的永久档案是档案馆或全宗的唯一重?#24726;?#19968;旦发生非常情况或灾害首?#32570;?#39035;要确保其绝对安全它们一旦损毁则无法弥补而上级档案受到损毁上级或同级档案馆还会有保存河南两分法实现了以我为主将档案重复?#26723;?#21040;最低限度可以用较小的代价保?#29616;?#28857;档案的安全

4.3操作简洁便于整理

8号令规定同一全宗内的每一级的档案文件?#23478;?#21010;分为三种保管期限而且界限不清晰尤其是本单位形成的档案最难把握而河南两分法规定同一全宗内的每一级的档案文件只划分为两种保管期限?#30784;?#19968;分为二?#20445;?#24456;显然比一分为三的界限清晰这尤其是适合市县中小机关单位形成档案数量不多的?#23548;省?#20174;数量上说8号令是将每一年度的文件分为9部分而河南两分法是将每一年度的文件分为6部分减少三分之一非常明显河南两分法操作简洁便于整理也容易掌握

4.4便于档案的管理和利用

由于河南两分法是按同一全宗内的每一级的档案文件只划分两种保管期限那么按照市县档案馆应接收永久和长期的档案的规定进馆的档案中也就很清晰永久档案中基本上都是本机关形成的档案长期档案中都是上级和?#24405;?#26426;关形成的档案在日常管理中和档案保护中可以向永久档案库房倾?#20445;?#20445;证重点在日常利用工作中只要是查阅本机关形成的档案只查阅永久档案目录就可以不用像三分法那样永久的目录中?#20063;?#21040;还要再查长期的目录反之查阅上级和?#24405;?#30340;档案只查阅长期的目?#25216;?#21487;

4.5便于档案的鉴定销毁

按规定市县级档案馆要接收长期档案保存由于?#30784;?#19977;分法分的档案长期档案中有大量的本机关形成的档案对其到期后的鉴定就成为档案鉴定的最大难?#24726;?#36825;恐怕就是为什么会形成档案鉴定鉴而不定定而不销的根本原因而河南两分法中的长期档案都是上级和?#24405;?#30340;来文到保管期限后对其的鉴定就比较简单或全部销毁或有选择地挑少部分重要的代表性的工作量不大也好操作

4.6便于档案馆挑选档案

由于河南两分法真正实现了以我为主这就为档案馆挑选档案带来了便利档案馆可?#28304;尤?#22320;挑选真正应该进馆永久保存的档案进馆保存并可以避免大量重复的档案涌进档案馆河南两分法完全可以作为档案馆挑选档案的依据即便是按照规定市县档案馆应接收长期的档案的规定那么对于长期档案很清楚它都是上级和?#24405;?#30340;档案也就是都是重复的档案可以随时剔除

4.7便于?#35270;?#26723;案信息管理现代化

对于档案馆馆藏档案的数?#21482;础?#27827;南两分法?#20445;?#30001;于进馆的本单位的都是永久档案只对其全部进行数?#21482;?#21363;可不存在三分法带来的问题可以用最少的费用做到对永久档案的数?#21482;?#20063;不需要对长期档案进行数?#21482;?#30001;于长期档案都是上级和?#24405;?#30340;档案只要上级和?#24405;?#30456;应的档案馆对其永久档案进行了数?#21482;?#23601;可以共享或者在一个省里只要有一个市档案馆对其长期档案进行数?#21482;?#38500;少部分?#24405;?#30340;档案外其他市也可以共享而不必都对长期档案进行数?#21482;?#26126;显地可以减少重复和浪?#36873;?SPAN lang=EN-US>

5河南两分法的理论与?#23548;?#24847;义

河南两分法与三分法和两分法有着本质区别从本质上说所谓的三分法和两分法都是仅从档案保存价值一方面来分的而河南两分法是在区分文件形成者的基础上来划分档案的保存价值进一步说是从各级档案馆着眼从档案室做起建立层?#35859;?#26500;合理的档案馆网络和馆藏减少馆藏档案重复为落脚点深层次上说是揭开了档案重复之谜彻底解决了档案重复难题赋予了档案保管期限表更重要的职能对于优化馆藏档案鉴定进馆标准以及库房管理提供利用?#21152;?#30528;重要的理论价值和?#23548;?#24847;义河南两分法在河南全省实施并经受住了20多年的?#23548;?#32771;验可以说已经成熟了它是着河南两代档案工作者智慧和辛勤劳动的结晶

6实施8号令的问题与建议

实施8号令存在的问题其一8号令没有解决档案重复的问题其二对河南来说还有其特殊的问题一是三分法对于档案业务指导人员档案馆和机关档案室人?#20445;?#37117;是新课题需要学习?#35270;?#24182;且是由一分为二的简到一分为三的?#20445;?#33258;然是困难重重二是衔接的问题我省档案馆馆藏档案都是按照河南两分法整理的如果三分法整理的档案接收进馆后就会出现长期库房中有本单位形成的档案长期档案目录中也会有本单位的这给库房管理档案的查阅检索鉴定?#21364;?#26469;一系列的问题如何衔接是需要解决的问题

 河南两分法的优势是显而易见的虽然它可能现在还没有被全国更多的档案学者和档案同仁认识了解相信他们会?#23777;?#30340;但这需要时间我省不应该轻易放弃20多年的?#23548;?#24314;议保留河南这块实验田?#20445;?#32487;续进行河南两分法的?#23548;?#24403;然河南两分法也应该根据8号令的?#37319;?#21450;与公民权益有关的文件材料归档和划分保管期限时要体现从宽的原则?#20445;?SPAN lang=EN-US>[3]进行修订还要加强对河南两分法的理论研究和总结进一步完善河南两分法?#20445;?#20026;我国制定更加合理的档案保管期限表探出一条新路

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