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新形势下机关单位档案的科学管理办法
更新时间2012/1/11

新形势下机关单位档案的科学管理办法

作者  唐庄乡中心学校  冯金亮

一新形势

1上级考查下级的工作除了看硬件的?#23548;市?#26524;外看软件档案也是很重要的必不可少的一方面定时不定时的下乡检查把检查结果纳入对单位的绩效考核与目标管理积分挂钩每年不知多少次一般都采用一听二看三座谈的方式看档案就是二看的重中之重这就需要我们把迎接各种评比检查活动的临时性档案简称迎检档案与单位的各工作线产生的需永久保存的全部重要文件材料简称保存档案统一起来

2档案的功能发生了变化它除了仍具有以往的记载历史见证单位发展变化过程提供决策参考的功能外又有了增积分的功利性作用即迎接检查展示单位业绩?#26723;?#19968;提的还?#26657;?#20026;员工求取功名服务因为当今造假的人多了信任危机随之出?#37073;?#21592;工要晋职晋级当模范光拿个证书已不予受理还须提供获奖文号甚至源文件档案还有一些不常用不作关键?#28304;?#29992;的方面不再一一赘述

3各种检查的次数多种类多规格级别高低不一以教育系统为例就有督县轮评标准化学校验收成人文化技术学校验收示范校验收平安校园建设?#21462;?#20854;它任何系统?#38469;?#22312;上级各部门的齐抓共管下开展工作的也概莫能外这是体制和机制决定的各不同部门验收工作?#20445;?#19968;般是先给下级一个档案的名称和所看材料的分类排序列表被检单位为了做好迎检工作就必须按上级要求把档案重新命名分类排序装钉拿当次的分类排序列表和上次查过的档案一对比发?#37073;河?#30340;重叠有的多余有的缺少有的顺序颠倒有的内容相互交叉有的案卷皮瓤不符于是在迎检和保存两类档案之间拆了钉钉了拆单位的近年档案呈现出一种遇检必?#39057;?#37325;来的活动状态?#34892;?#32034;?#22253;?#21508;类检查?#22841;?#35201;的共同内容一式数份各搞一套档案拆钉的麻烦是没了但这得浪?#35759;?#23569;财力和储存空间

总之档案的功能和目前档案管理的混乱状态促使和要求我们审时度势潜下心来研究出一个科学的与?#26412;?#36827;的档案管理办法

二档案全宗的定义

档案一词明清时期的解释是档指柜格案指桌面台板顾名思义即指在桌案上形成的分柜格存放的文字材料这个概念一直沿用至今它原本单指纸质档案随着多?#25945;?#25216;术的发展现在已扩充到电子档案音像档案

一个经济独立体?#38057;?#19968;个机关单位一个单位平时工作中产生的和上下级?#20540;?#21333;位传来的以各种载体呈现的全部文件材料?#38057;?#35813;单位的档案全宗即档案材料要做到不重不漏上文中出现的保存档案指的就是档案全宗有时也叫卷宗

三归档制度

河南省档案管理规定第九条要求?#26696;?#21333;位及其工作人员在公务活动中形成的应归档的材料必须定期向本单位档案机构或者档案工作人员?#24179;?#23454;行集中统一管理任何单位或者个人不得据为?#27827;?#25110;拒绝归档?#34180;?SPAN lang=EN-US>

具体到某个单位要建立档案全宗首先必须有完?#39057;?#21147;的归档制?#21462;?#21407;则上至少要做到各线平时开展工作搞活动产生的材料不能为了方便自己看长期放在身边应由主管人自觉将能够反映某阶段工作全程的原始材料分类排序用夹子按小类夹住不要线装或钉装进行初步预立卷后送档案室最终确立并保存归档时间一般是在年终每年也可两次或者在活动结束或工作告予段落时而不是随时随意支离破碎地交给档案员片纸只?#37073;?#20063;不是坐等档案员追着屁股要了才给要什么给什么没人要就永远私藏甚至当废品卖掉更不是复印一份归档自己存原件况且?#34892;?#19996;西本无法复制

四各种材料的保管期限界定和存放哪些的筛选

单位类别

筛选

期限

年数

本部

几乎全部

永久或长期

永久

长期

短期

定期

上级

需要我们执行的

长期或短期

下级

部分有价?#26723;?SPAN lang=EN-US>

短期

50

30

10

5年以下

?#20540;?#21333;位

一般不存

定期

任何级

与已存相重的文件

不存

0

五档案?#24179;?#19982;档案员职责

?#24179;?#26723;案必须履行?#20013;?#22635;写?#24179;?#28165;册写明案卷标题卷内文件页数文件数量案卷数量?#24179;?#26102;间?#21462;?#20132;接双方均应签字而后档案员按年按类对接收到的各线送来的各卷逐一登记造册册子上要显示存放时限存放位置库号室号柜号柜格号卷标题卷号文件出处来源?#21462;?#20197;便使用?#20445;?#20570;到抽取快准齐借阅档案?#20013;?#21644;?#24179;中?#22823;同小异同样要记录在案

六三级九项序列

从上级诸多检查评比所给的档案序列中精选一种最能涵盖本单位全部档案材料的序?#26657;?#30053;加

 

 

XX1

XX2

XX3

XX7

XX8

XX9

合计

1

11X

111

112

113

117

118

119

9

12X

121

122

123

127

128

129

9

13X

131

132

133

137

138

139

9

27

17X

171

172

173

177

178

179

9

18X

181

182

183

187

188

189

9

19X

191

192

193

197

198

199

9

2

21X

211

212

213

217

218

219

9

63

29X

291

292

293

297

298

299

9

486

9

9XX

81

合计

81

81

81

81

81

81

81

729

修改或直接拿来做为档案全宗的永久性固定序列?#27604;?#20063;可以另起炉灶自定义新序列确定后把它称之为目?#22841;?#21015;目录菜单菜单目录树级联菜单均可为了档案员自己分类排序提档回档方便一定要将它放大装框上墙为了各线主管者立卷准确宣传它要做到人之以尽

以教育系统为例假如我们选定的是标准化学校验收的目录树设它有三级菜单第一级有9项分别编号为1289其中每一项的下边又有9个子项目作为第二级?#26469;?#25512;至第三级的孙子项目?#23548;?#36816;用中学校的档案一般都不会超过三级九项若非超不可请添加第四级或者就近合并不要添项控制在九项?#38405;ڡ?SPAN lang=EN-US>

案卷号别名还有全宗号归档号等有七位数字组成前四位表示文件材料产生的年代第五六七位分别是第一二三级菜单项的编号按这个规律很显然级数多一级案卷号将随之多一位?#24066;?#26377;闲号不够级数的用1补齐这和某小学五年级只有一个班就?#24418;?#19968;班一样

各位看官懂点数学排列组合原理的不难算出按上边的编号原则共可编出93=729个卷号为使排列规律更加明晰现将后三位排列如上表

以级联菜单教学业务/电化教学/电教赛事为例设案卷电教赛事的编号为2008369?#20445;?#23427;表示这是2008年的档案与第一级教学业务同级的只少有三项教学业务排为第三项电化教学是教学业务下的第二级的第六项第三级正好九项电教赛事是尾项

七标准案卷

档案员对各线主管者送来的已初步立卷的文件材料进行重审后去掉夹子按三级以下菜单线装这样有个好处可方便各种检查共用而无需拆本免得抽取时内容交叉连带下面从外到内从前到后依次来说明标准案卷的格式

 

 

 

 

 

案卷号

2008369

保存时限

永久

 

唐庄乡第九小学

1封面如下图标题以不宽?#24509;?#27491;好能概括卷内所?#24418;?#20214;内容为宜显然用电化教学做标题太宽用教学业务更宽用张三的课件分数乘法做标题太窄也不要以标准化学校验收档案?#34987;?#20854;它检查活动的名称来命名案卷因为再有别的检查验收来了需要换皮?#26032;?#21861;吆喝啥地应敷之?#21360;?SPAN lang=EN-US>

 

卷内文件说明

 

 

立卷人

 

归档时间

 

 

2封二为卷内文件目录该目录设五个字?#21361;?#25991;件名文号作者时间页码注意不管文件名有多长都要写全不要图一时省事搞个简称或缩写这会给今后的文件查找带来不尽的麻烦

3正文若干个文件合钉为一卷之后为了填写目录中的页码需要对整卷统排编页对于已有页码的部分文件要将老页码划去或者用新页码将其覆盖

4封三如左图原则上立卷人一栏填?#24179;?#26723;案的各线主管人员即预立卷者一般不填档案员

5封?#20303;?#31354;白无内容

八案卷的装盒

装钉完毕的卷本不可能象三级九项序?#24515;?#26679;面面俱到729本一样不缺某级别可能只有薄薄的一本与之相反也可能有的级别本数很多若非要硬性规定按某级别装?#26657;?#21183;必造成盒空间浪费或爆满因此卷本装盒?#20445;?#21487;在保持案卷号连续的前提下同一?#24515;?#21487;装多级多项装满为止级项虽杂只要档案盒标签显示到?#24515;?#21367;本所涉级别抽取和放回照样方便盒正面标签样式如下页左图盒脊背标签样式如下页右图两者内容一样格式类同

教学业务/电化教学/电教赛事/

 

卷号范围

 

 

唐庄乡第九小学

教学业

/电化

教学/

电教赛

/

 

 

 

 

卷号范围

 

 

唐庄乡

第九小学

   至此学校一年的档案全宗就建起来了这套档案是学校档案的全集和母体各种活动的迎检档案?#38469;?#23427;的子集和部分

九检查团要来了

这个全宗若是依据标准化学校验收的目录树排定的可直接用于该活动对于其它检查从顺序到内容均不吻合?#27604;?#19981;能机械照搬

这好办只需要按上级给定的当次验收活动的序列目录从全宗中筛选出所需卷本勿需拆装因为我们是按材料的最小单位最低级别装钉的勿需换封面因为我们的封面是按通用原则设计的之后另备一套全新的档案盒装进去再贴上相应序列和名称的盒标签即可这要比?#39057;?#37325;来省事得多

十检查团走了

根据科学发展观战略为了今后的可?#20013;?#36814;检这里我要大声疾呼非常强调检查团走后无论何时为任何迎检任何人从全宗中抽取的任何卷本都必须在检查活动过后一页不落的无条件的送回原位必须保持学校档案全宗的完整性永久性稳定性必须尊重它的权威性神圣性这要做为一项硬制度死执行三年过后档案全宗的抽取使用频率会越来越低它将慢慢地被历史尘封沉淀为学校的深厚文化这时便可以束之高搁了

十一线装案卷的细节

1多个文件叠起来会导致钉口方?#22870;?#32536;空虚不实凸凹不平钉子留在里边久了易生锈泛黄污染档案所以线装前要起掉原钉

2各种材料一般?#38469;?SPAN lang=EN-US>A4纸纵向编排的文档以左侧为钉口查阅时左右翻横向编排的文档以上边为钉口查阅时上下翻两种装钉方向的共同点就是钉纸的长边

大于A4的先对齐上和左侧再将下边上折将右边左折也可剪裁但要留出装钉位不能把字弄掉小于 A4的要进行托裱使之与A4同大若钉口边的页边距过窄小于2cm易把字钉住这时要接边

3对于上边有胶粘口的稿纸文件要先将其逐页揭开然后沿左侧长边线装

4平时工作中的文件?#21483;?#20135;生用夹子夹起来去添十分方便等到作为案卷入档?#20445;?#35201;去掉夹子线装入?#26657;?#20813;得夹子撑?#26657;?#20986;现文件未满夹子已满现象

十二多?#25945;?#26723;案

音像档案另柜存放电子文档一般和纸质重份只要纸质的不丢通过扫描可?#25351;A?#26368;好是在自己的电脑非C盘位置备份放在桌面上是最?#26723;南?#24815;或者存到网络硬盘和邮箱只要他们的公司不倒闭应该不会丢失

十三后记

以上是本人对自己多年来从事档案工作的经验和教训进行梳理归纳后提出的一些档案工作方面的建议和设计不一定正确有的观点还很不成熟有的地方还没有考虑到诚望各位同仁在参考?#20445;?#21457;现不妥和偏颇之处及时反馈交流争取使各学校的档案管理工作?#21152;?#26465;不紊的开展来一个化时代的转折

几年前就?#34892;?#36825;个论文的打算开了几次头均半途而废一直拖而未决本次下笔的最大动力就是局对档案全宗的重视其次是为了帮助大家理清头绪使大家今后的档案工作少走弯路少些不必要的麻烦让唐庄各中小学的档案管理工作出特色

字数5096

参考?#21335;ף?#26723;案工作手册天津市档案?#30452;?#26723;案出版社出版档案管理学档案专业本科教材中国档案出版社出版河南省档案管理规定

联系方式E-mail[email protected]电话13783407975

地址登封市唐庄乡中心学校

 

 

20101月于唐庄

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