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河南省重大活动档案征集工作总结及建议
更新时间2012/2/8

 

河南省重大活动档案征集工作总结及建议

 

 

为了贯彻落实省委办公厅和省政府办公厅关于河南省重大活动档案管理办法试行的文件要求河南省档案局于20102月份成立了河南省重大活动档案征集工作领?#22841;?#32452;和办公室启动了河南省重大活动档案征集工作经过将近三年的时间完成了多次重大活动档案征集工作取得了一定的成绩同时在工作中又发现了不少急需解决的问题现在将有关工作情况及下步工作的建议总结如下

一主要做法

一认清重大活动档案征集工作的意义和特点

认清重大活动档案征集工作的意义重大活动档案是指在重大的政治经济科学文化体育外事宗教等活动中直?#26377;?#25104;的真?#26723;?#35760;录了经济建设和社会发展中的重要历程及重大历史面貌对国家和社会有保存价?#26723;?#25991;字?#24613;?#22768;像电子文件等不同载体?#38382;?#37325;大活动档案的及时收集安全保管与?#34892;?#21033;用对于丰富档案信息资源真?#26723;?#35760;载历史维护历史真实面貌记载改革开放和现代化建设成就促进经济社会发展具有重要作用是传承文明传播知识的重要载体是今世可以知古后世可以知今的重要素材为了确保重大活动档案的齐全完整更好的服务于我国?#21335;?#20195;化建设及社会公众必须做好重大活动档案的收集工作

认清重大活动档案征集工作的特点一是临时性重大活动的组织承办机构一般都是临时成立的包括领导的任命部门的设立工作人员的聘用那么为了在有限的时间内圆满完成活动的举办任务大?#19994;?#24037;作目标和精力重点都会集中在一些事务工作上这就会在一定程度上忽略档案工作二是时效性由于参与重大活动的人员多为借调或短期聘用的活动结束后大部分工作人员会马上撤离甚至部门会即刻撤销这会从时间上加大档案收集工作的?#35759;取?#19977;是规模性重大活动的工作内容涉及领域参与人员等?#21152;?#19968;定的规模致使所形成的档案数量较大类别繁多载体多样这些都给档案员带来不小的挑战四是保密性一般重大活动的?#25215;?#39046;域要保证新颖独特的效果有的甚至会涉及机密工作这要求在一定时限内限制掌握涉密内容的部门和人员如果档案部门不在其中就要处理好涉密档案和档案收集工作的矛盾因此只有充分认清这些特点才能有针对性的完成好征集工作

二制定完善规范性文件使得征集工作有章可循

工欲善其事必先利其器在大多数人不了解档案工作的重要性档案意识不强的情况下法制是档案行政的?#34892;?#20445;障中华人民共和国档案法及其实施办法河南省委办公厅和省政府办公厅关于河南省重大活动档案管理办法试行是开展重大活动档案采集的法规依据对于?#24179;?#37096;门人员来讲这些文件能起到引导和约束作用在一定程度上?#26448;?#22686;强档案工作的重要性权威性和专业性为此省档案局将采集重大活动档案作为依法行政的一项重要内容征集之前事?#35748;?#34987;征集单位发送征集函告知征集事项理由时限事?#20449;?#21592;主动向被征集单位联系沟通办理重大活动档案?#24179;?#30331;记表等事后加强征集档案资料的规范整理做到依法采集改进行政方式提高行政实效此外我们还特别注重宣传监督检查等工作进一步强化规章制度的执行从而为档案收集工作提供有利保障

三创新观念主动作为立足自身做好征集工作

观念创新是?#24179;?#20107;业发展的不竭动力根据河南省省委省政府两办的文件要求河南省档案局重大活动档案征集工作领?#22841;?#32423;和办公室工作人员?#35270;问ƣ?#26356;新观念实现了档案征集工作观念的三个转变?#20445;?#21363;?#27827;?#27963;动结束后接管档案向参与活动采集档案转变由归档管理档案向服务利用档案转变由坐等?#24179;?#26723;案向走出去采集档案转变省局工作人员采集重大活动档案的工作主动性工作责任心工作使命感明显增强同?#20445;?#37325;大活动档案征集是档案部门?#35270;?#26032;?#38382;频?#19968;项创新型工作档案征集部门立足自身主动作为是根本保证为此河南省档案局专门建立征集工作责任制推行重点单位活动主动介入制注重重要线索追踪?#39057;?#22810;项制度激发档案工作人员的主动性全力开展重大活动档案资料征集工作从2010年起河南省档案局派员参加河南省两会中共河南省九次党代会中原经济区?#39057;۹世?#25308;祖大典商邦大会豫商大会2010年绿博会等众多河南省发生的重大活动主动介入了解信息在网络新闻报纸等?#25945;?#20013;挖掘重大活动档案信息多渠道收集征集信息

?#27169;?#19978;级领导高度重视是完成征集工作的关键

重大活动档案征集涉及政治经济文化各方面涉及活动参与各部门需要上级机关特别是省委省政府领导的统筹协调关心和重视近年来河南省省委省政府高度重视重大活动档案征集工作2009年河南省省委办公厅和省政府办公厅专门下发了关于河南省重大活动档案管理办法试行的54号文给重大活动档案征集工作增添了动力同?#20445;?#27827;南省省委省政府以及省直各单位的领导同志给重大活动档案征集工作予以?#23435;?#38480;的支持和鼓舞?#39057;۹世?#25308;祖大典商邦大会豫商大会等多个重大活动的介入都得到了省政协王全书主席及其他省政协领导的协助支?#37073;?#32473;档案征集工作得到了极大的便利使这几项重大活动档案征集工作完成的十分全面和完整

五专项经费投入充足征集工作保障到位

面对重大活动档案征集工作一穷二白的局面省档案局建立完善了经费保障机制和对突出贡献的单位和个人的表彰和奖励机制同时专门调拔经费逾六万元用于重大活动档案征集部门购买录音?#38556;?#25668;影等声像器材以及档案后期整理行政管理部门专业人员参与重大活动等有关的费用根据?#23548;?#24773;况调拔资金采取订购购买征集复?#39057;?#22810;种多样的方式收集资料通过加大资金投入全力保障了重大活动档案征集工作的顺利开展

二存在的问题

从前期工作开展情况看尽管取得了良好的开端但是还有少数部门和单位?#28304;?#39033;工作没有引起足够的重视主要体现在

一档案征集缺乏统一性重大活动的主办单位与协办单位之间同单位主要经办人和档案收集管理人之间协调性衔?#26377;?#19981;够对档案的归纳收集整理缺乏统一性独立为战各自为政使重大活动的档案汇集整理出现残缺同时档案残缺这种现象在很多机关单位日常档案收集工作中也广泛存在

二档案征集内容不完整对一些单位来说他们对重大活动的至始而终的具体活动过程并不关?#27169;?#26356;不关心活动过程中形成的各种档案所以他们的资?#29616;?#35201;只是头或尾并十分完整个别单位领导重视程度不够行政措施不力没?#26032;?#23454;具体负责的人员对重大活动过程进?#20449;?#25668;重大活动缺少?#25484;?#24405;音录像资料造成收集的档案资料?#38382;?#21333;一不能全面地?#20174;?#37325;大活动的真实面貌有的单位在?#24179;?#26723;案时将普发性上级和本级文件材料?#24179;?#21040;了档案馆涉及到重要的资金组织人事等方面的核心档案留在了本单位

三档案资?#20808;?#20047;整理活动过程中形成的大量档案缺乏分类整理去粗存精显得杂乱无章特别是?#25484;?#26723;案由于数码相机的普及形成庞杂的?#25484;?#26723;案这些?#25484;?#25910;集范围广整理?#35759;?#22823;缺乏统?#24509;?#29702;规范许多单位很少认真整理或根本未加整理

?#27169;?#26723;案?#24179;?#19981;及时部?#20540;?#20301;责任人员责任心不强工作拖拉没?#26032;?#23454;活动结束后1个月内向省档案馆?#24179;?#30340;规定虽经档案部门多次催交但多数单位的重大活动档案资?#29616;?#20170;仍不能按要求及时?#24179;?SPAN lang=EN-US>

五档案归档汇交?#24179;?#19981;主动在重大活动中形成的档案有单位形成的文件具体办事人拍的活动?#25484;?#31561;就大量存在于单位内个人手中国?#19994;?#27963;动财政的经费个人的工作形成的资料应该是国?#19994;模?#20294;许多个人的私自?#21152;?#24605;想普遍存在认为档案资料凝聚了个人的劳动?#38590;?#23601;是个人的财产部分存在于单位的档案资料由于单位工作人员不重视以工作烦忙为理由迟迟不交缴使资料散失

三对于重大活动档案征集工作的建议

一上级领导加大支持力?#21462;?SPAN lang=EN-US>

将重大活动档案征集工作列入重大活动组织承办单位领?#21450;?#20844;会?#33268;?#20869;容在重大活动中领导层会定期召开办公会总结和部署阶段性工作档案征集部门要争取重要会议的一席之地争取发言权让各级领导了解档案工作的重要性及其在整体工作中不可或缺的地位使我们的工作得到?#23777;?#21644;支持

二加强建立完?#32856;?#39033;制?#21462;?/SPAN>
要建立重大活动告知制?#21462;?#37325;大活动举行前组织承办单位要及时通知档案征集部门并要求档案征集部门派员参加重大活动协调会及时介入重大活动当中最终达到全程参与的目的要将归档制度同行政管理制?#21462;?#25991;书工作制?#35748;?#34900;接将归档制度纳入上述工作管理制度以保证其顺利实施此外还?#23665;?#24402;档制度同重大活动中的计划管理制?#21462;?#26631;准化管理制度等联系起来并在?#24179;?#30340;内容数量时间等方面规范化从而确保档案资料收集的齐全完整

三要加强档案行政执法力?#21462;?SPAN lang=EN-US>

由于多种因素导致档案行政部门消极执法执法不严甚至违法追究不了?#21335;?#35937;为了做好重大活动档案征集工作我们必须摈弃错综复杂的人情观念不怕得罪人加强执法对不重视重大活动档案管理造成有关档案涂改伪造损毁丢失不按规定归档汇交?#24179;?#26723;案擅自提供抄录公布销毁重大活动档案的以及档案工作人员其他渎职行为的单位个人切实依法做出限期改正通报批评行政处分赔偿损失构成犯罪的追究刑事责任同时加强对执法行政行为的监督促进档案执法人员对违法行为的查处执法与监督双项并举对于?#34892;?#39044;防和及?#26412;?#27491;行政执法过错保证档案执法行为客观公正促进档案依法行政十?#30452;?#35201;

?#27169;?#25299;宽重大活动征集渠道

档案征集部门要积极加强与电视台报社等新闻?#25945;?#20449;息发布部门沟通建立?#34892;?#30340;协作机制拓宽收集渠道和方式确保收集归档的重大活动档案资料全面真实详尽要通过信息网络档案利用调查走访等途径获取哪些资料有用和哪里有有用资料的信息并根据这些信息随时随地地尽早把随时随地产生的该收集的资料收集进馆机动灵活地采取接收订购购买征集代管复制索要上送等多种多样的方式收集资料

河南省重大活动征集工作才刚?#25484;?#27493;只有不断解放思想与?#26412;?#36827;开拓创新才能构建管理体制优基础设施好信息化程度高服务功能全的重大活动档案工作体系

 

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